25 mar Como realizar um evento corporativo inesquecível?

Organizar um evento, seja qual for seu tipo ou tamanho, requer muita dedicação, atenção aos detalhes e jogo de cintura para lidar com fornecedores e engajar o público.

Um evento corporativo pode parecer simples, mas não é. Existem vários tipos diferentes dependendo do objetivo da sua empresa, como workshops, confraternizações, treinamentos, seminários, convenções, encontro de vendas e lideranças, só para mencionar alguns.

Esses eventos reforçam a cultura organizacional, ajudam na promoção da marca, estreitam relacionamentos, melhoram o nível de motivação e engajamento dos profissionais, por isso é essencial planejar cada passo da estratégia com antecedência.  Afinal, quando um evento é feito de última hora, ele costuma sair bem mais caro e suas chances de sucesso são baixas.

Na hora do planejamento surgem muitas dúvidas, como onde realizar o evento, quais serviços contratar e como montar um cronograma assertivo. Para ajudar você nessa tarefa, o São Paulo Expo separou algumas dicas fundamentais para alcançar os melhores resultados. Confira abaixo:

1) Defina seu objetivo: O primeiro passo é colocar no papel os motivos para você realizar o evento.

2) Opte por uma data adequada: Evite feriados e prefira a sexta-feira ou os fins de semana. Também fuja de épocas de muito estresse para os funcionários, como finais de mês, por exemplo.

3) Escolha o lugar ideal: Além do espaço e da infraestrutura, fatores como localização, conforto e acessibilidade para pessoas com deficiência são essenciais para o sucesso de um evento.

4) Pense na infraestrutura necessária: Nessa etapa é preciso definir as necessidades de mesas e cadeiras, serviços de alimentação, recursos tecnológicos (áudio, vídeo e etc) e estrutura básica para a quantidade de pessoas esperadas, como banheiros e bebedouros.

5) Monte um cronograma: Para garantir o controle de tudo que precisa acontecer é necessário desenvolver um cronograma completo de ações, incluindo desde a entrega de equipamentos até os processos de desmontagem pós-evento.

6) Faça um Checklist de atividades: Cada detalhe é vital para o sucesso do seu evento, por isso desenvolva uma lista para acompanhar o andamento dos trabalhos e sempre atualize seus status.

7) Eleja responsáveis por cada área: Fazer tudo sozinho ou deixar que todos façam tudo é um erro que pode custar caro. Analise o perfil de cada pessoa da sua equipe e procure dividir tarefas de acordo com suas habilidades.

8) Controle seu orçamento: Tenha uma planilha organizacional de entradas e saídas para evitar imprevistos financeiros e pesquise bem os valores praticados no mercado para negociar cada contrato.

9) Escolha bons fornecedores: Faça cotações com empresas confiáveis, reconhecidas no mercado, e escolha o melhor custo x benefício, que vai oferecer tranquilidade e qualidade acima de tudo.

10) Invista em comunicação: Com o advento da era digital, não existe mais desculpa para não divulgar seu evento nas redes sociais ou por meio de e-mails. Assim, você cria maior envolvimento do público com o evento.

11) Dedicação no dia do evento: Ponha a mão na massa e não poupe esforços para fazer tudo acontecer conforme o planejado. É normal que imprevistos aconteçam, mas sua equipe precisa estar preparada para encarar todos os desafios com entusiasmo.

12) Monitore os resultados. O trabalho não acaba quando o evento chega ao fim. Busque por feedbacks dos participantes e faça um balanço do que deu certo e errado no evento.

Seguindo essas dicas você evita surpresas de última hora e aumenta as chances de sucesso do seu evento!

O São Paulo Expo possui infraestrutura e serviços completos para realizar todo tipo de evento corporativo com conforto e elegância. Faça o evento da sua empresa aqui: https://www.saopauloexpo.com.br/pt/contato/

 

FONTES:

Moblee (https://goo.gl/jQx7ZT)

AppTicket (https://goo.gl/QsWiAK)

Sympla (https://goo.gl/hc3Aue)

Printi (https://goo.gl/jKjBbn)